Privacy Policy
We respect your privacy. This policy explains exactly what data we collect, why, how long we keep it, and your rights under GDPR.
Short version: We collect the minimum (your email, subscription data, generated subtitles for caching). We don't store the videos you watch, don't track your browsing, and don't sell your data. Ever.
01Data controller
The data controller is DROSNET Esteban David Julien, entrepreneur individuel registered under RCS Nice 877 591 982, with registered office at 19 Rue Marceau, 06000 Nice, France.
Contact for data protection matters: contact@nowcaptions.com
NowCaptions, sole proprietorship registered in France.
Privacy contact: contact@nowcaptions.com (subject "Privacy")
02What we collect
Account data
- Email address (login, billing, notifications)
- Hashed password (we never see plaintext)
- Display name (optional)
- Google profile data if you use Google Sign-In: email, name, profile picture URL
Subscription data
- Plan type, dates, credits remaining
- Payment processor reference (we don't store card numbers — handled by our PCI-DSS certified processor)
Usage data
- URL of the video you submitted (source URL only — we don't store the video)
- Source platform (e.g. youtube.com), source/target language, duration, credits consumed, timestamp
Translation cache (anonymous)
To save costs and improve speed, we cache the AI translation of common subtitle phrases (hashed and anonymous, no link to who requested them).
Server logs
- IP address (truncated after 30 days)
- Request method, path, timestamp, response code, user-agent
- For security and abuse prevention only
What we do NOT collect
- The video files (downloaded transitorily, deleted within minutes)
- Audio recordings (transcribed via AssemblyAI then immediately deleted)
- Browsing history outside of subtitle requests
- Advertising or cross-site tracking cookies
- Card numbers or payment instrument data
03Why (legal bases)
| Purpose | Legal basis (GDPR) |
|---|
| Provide the service | Performance of contract (Art. 6.1.b) |
| Process payments | Performance of contract |
| Prevent fraud | Legitimate interest (Art. 6.1.f) |
| Comply with French/EU law | Legal obligation (Art. 6.1.c) |
| Service notifications | Performance of contract |
04How long we keep data
- Account: as long as your account exists, plus 12 months after deletion
- Billing records: 10 years (French tax law)
- Server logs: 30 days, then IP truncated for 12 months
- Translation cache: indefinitely (anonymous)
- Transcription history: 24 months
05Subprocessors
We use a small number of trusted partners:
- Cloudzy (Netherlands) — VPS hosting
- AssemblyAI (USA) — speech-to-text. Audio deleted within 24h per their policy.
- OpenAI (USA) — GPT-4o-mini for translation. OpenAI does not train on API content per their policy.
- Google (USA) — OAuth (only if you choose Google login)
- Resend (USA) — transactional email
- Hostinger (Lithuania) — email mailbox
- Cloudflare (USA) — DNS, CDN, DDoS protection
For US transfers: protected by Standard Contractual Clauses (GDPR Art. 46).
We do not sell your data.
06Cookies & local storage
- Session cookie (necessary): keeps you logged in. 30 days.
- localStorage 'nc_lang': language preference.
No tracking, analytics, or advertising cookies.
07Your GDPR rights
- Access: copy of your data
- Rectification: correct inaccurate data
- Erasure: delete your account
- Portability: machine-readable export
- Restriction: limit processing
- Objection: object to legitimate-interest processing
- Withdraw consent: at any time
- Complaint: file with the CNIL (France)
To exercise: contact@nowcaptions.com with subject "GDPR request". Response within 30 days.
08Security
- HTTPS/TLS 1.2+ everywhere
- Bcrypt password hashing
- SSH key authentication on servers
- Daily encrypted backups
- Rate limiting and fail2ban
09Minors
Our service requires users to be at least 16. We do not knowingly collect data from children under 16. If you believe a minor has created an account, contact us at contact@nowcaptions.com.
10Data breach
In case of a breach affecting your personal data, we'll notify you and the CNIL within 72 hours, per GDPR Art. 33-34.
11Changes
We may update this policy. Material changes notified by email. The "Last updated" date reflects the latest version.
Politique de confidentialité
Nous respectons ta vie privée. Cette politique explique précisément quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps, et tes droits sous le RGPD.
Version courte : Nous collectons le minimum (email, données d'abonnement, sous-titres en cache). Nous ne stockons pas les vidéos, ne te traçons pas, et ne vendons jamais tes données.
01Responsable du traitement
Le responsable du traitement est DROSNET Esteban David Julien, entrepreneur individuel inscrit au RCS Nice 877 591 982, dont le siège social est situé 19 Rue Marceau, 06000 Nice, France.
Contact en matière de protection des données : contact@nowcaptions.com
NowCaptions, auto-entrepreneur enregistré en France.
Contact vie privée : contact@nowcaptions.com (objet « Privacy »)
02Ce que nous collectons
Données du compte
- Adresse email (login, facturation, notifications)
- Mot de passe haché (nous ne voyons jamais le clair)
- Pseudo (optionnel)
- Données du profil Google si tu te connectes avec Google : email, nom, URL d'image
Données d'abonnement
- Type de plan, dates, crédits restants
- Référence du processeur de paiement (nous ne stockons pas les numéros de carte — géré par notre processeur PCI-DSS)
Données d'usage
- URL de la vidéo soumise (source uniquement — pas le fichier)
- Plateforme source, langues, durée, crédits, horodatage
Cache de traduction (anonyme)
Pour économiser et améliorer la rapidité, nous cachons les traductions IA des phrases courantes (hash anonyme, pas de lien utilisateur).
Logs serveur
- IP (tronquée après 30 jours)
- Méthode, chemin, horodatage, code de réponse, user-agent
- Sécurité et prévention d'abus uniquement
Ce que nous NE collectons PAS
- Les fichiers vidéo (téléchargés transitoirement, supprimés en minutes)
- Les enregistrements audio (transcrits via AssemblyAI puis supprimés)
- Historique de navigation hors des requêtes
- Cookies publicitaires ou de pistage
- Numéros de carte ou données de paiement
03Bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|
| Fournir le service | Exécution du contrat (Art. 6.1.b) |
| Traiter les paiements | Exécution du contrat |
| Prévenir la fraude | Intérêt légitime (Art. 6.1.f) |
| Conformité légale FR/UE | Obligation légale (Art. 6.1.c) |
| Notifications | Exécution du contrat |
04Durées de conservation
- Compte : tant qu'il existe, +12 mois après suppression
- Facturation : 10 ans (droit fiscal FR)
- Logs : 30 jours, puis IP tronquée 12 mois
- Cache traduction : indéfini (anonyme)
- Historique transcriptions : 24 mois
05Sous-traitants
Nous utilisons quelques partenaires de confiance :
- Cloudzy (Pays-Bas) — hébergement VPS
- AssemblyAI (USA) — speech-to-text. Audio supprimé sous 24h.
- OpenAI (USA) — GPT-4o-mini pour traduction. Pas d'entraînement sur le contenu API.
- Google (USA) — OAuth (uniquement si tu choisis le login Google)
- Resend (USA) — emails transactionnels
- Hostinger (Lituanie) — boîte mail
- Cloudflare (USA) — DNS, CDN, anti-DDoS
Pour les transferts USA : protégés par les Clauses Contractuelles Types (Art. 46 RGPD).
Nous ne vendons pas tes données.
06Cookies et stockage local
- Cookie de session (nécessaire) : te garde connecté. 30 jours.
- localStorage 'nc_lang' : préférence de langue.
Aucun cookie de tracking, analytics ou publicité.
07Tes droits RGPD
- Accès : copie de tes données
- Rectification : corriger des données inexactes
- Effacement : supprimer ton compte
- Portabilité : export en format machine
- Limitation : restreindre le traitement
- Opposition : t'opposer au traitement par intérêt légitime
- Retrait du consentement : à tout moment
- Réclamation : auprès de la CNIL (France)
Pour exercer : contact@nowcaptions.com avec « RGPD » en objet. Réponse sous 30 jours.
08Sécurité
- HTTPS/TLS 1.2+ partout
- Hachage bcrypt
- Authentification SSH par clé
- Backups quotidiens chiffrés
- Rate limiting et fail2ban
09Mineurs
Notre service requiert au moins 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs de moins de 16 ans. Si tu penses qu'un mineur a créé un compte, contacte-nous.
10Violation de données
En cas de violation affectant tes données, nous te notifierons ainsi que la CNIL dans les 72h, conformément aux Art. 33-34 RGPD.
11Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Les changements importants seront notifiés par email.